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步驟四：視覺設計
鑽石五步驟走到這裡，我們已經有了目標陳述、聽眾評估、瞭解聽眾的立場、情緒和關鍵議題。找到解決關鍵議題的論點，也有能夠有效回應立場和情緒的訊息，這時候，我們不但有了好內容，還已經將內容做了完美的編排，讓聽眾聽得懂，記得住。所有用「聲」可以表達的部分，也就是講稿，大致就緒了；接下來我們就可以開始處理「光」的部分，也就是視覺的效果。 |
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研究顯示一般的成人在聽完一堂以文字講義和口語教學為主的課程六十天之後，大概只記得30％；如果這堂課是用圖像講義和口語教學，六十天之後，聽者記得的部分就會提升到接近50％；如果這個課程以圖像講義、口語教學再配合互動體驗，六十天之後，聽者記得的部分就高到70％了。
這個研究結果對我們學習簡報也提供了重要的指導。假如我們的簡報除了口語之外，還能夠佐以精緻的圖表，再加上演講時與聽眾適當的互動，那麼就能確保聽眾聽完之後，一定會聽得懂，記得住，並且產生認同。由此可知，圖像的力量顯然比文字大得多。 美國有一些畫家，專門幫公司企業畫會議記錄，這個行業叫做圖像紀錄（graphic recording ），也稱為視覺引導（visual facilitation）。這些畫家在主管會議或策略會議的討論會場，一邊聽來賓們的討論，一邊以漫畫的風格把這些討論的重點畫在一張一張四英尺乘八英尺的白紙上。與會者不但喜歡這樣的畫面，更願意保留這張紀錄，對記錄的內容印象也更加深刻。 這個現象和我前面提到的學習模式有異曲同工之妙，雙雙驗證了「口語傳播，配合圖像畫面，加上互動參與」的效力。 如果投影片能為口語簡報增色加分，那我們如何決定放幾張、放哪裡、放什麼呢？我們還是需要回歸到前面不斷強調的準則：就是要讓聽眾容易「聽得懂，記得住」。因此在兩個地方置入投影片，會有輔助加分的效果。 第一個可以加投影片的地方是某些內容如果沒有投影片的輔助，講者必須花更多時間解釋，而且還不一定說得清楚的地方。舉例來說，科技工業產品的設計、異常狀況的敘述、藝術作品的介紹等，用投影片輔助說明會更有效果。另外，凡是需要藉重比較或是對比來說明的地方，比如不同時期，兩個或多個國家、地區、產品、屬性的對比，也屬於這一類。 第二個地方是，講者雖然已經說明清楚，但是為了確保聽眾之後願意做出講者要求的動作，我們希望他們牢牢記住某些重點，也會在這些地方置入一些圖形或圖表，把重點用印象深刻的方式呈現。 投影片或是任何的視覺輔助設計，精緻度是很重要的。一張畫面不美的投影片，會分散聽眾對講者和重要內容的注意力，效果適得其反。假想，如果投影片不清晰，聽眾必然要費神找資訊；如果投影片資訊不完整，必然引發聽眾的提問打斷簡報；如果投影片數據有錯，必然影響簡報的可信度；如果投影片主題太多，必然導致聽眾失去焦點。以上任何一個情節，都會大大影響簡報的效果。 落點與留白： 一張好的投影片，讀者一眼就能夠看到最重要的部分，我們稱之為目光的落點。要讓目光有落點，畫面就不可以全部塞滿，要有適當的留白。投影片的畫面配置，原則上應該要圖比字大，圖比字多。一張投影片中的圖形加文字總面積，雖然沒有一定的規則，可是如果佔整個畫面的四分之三以上，就會顯得擁擠。如果畫面不得已非得要過四分之三，就必須非常注意排版的美觀，否則聽者看起來一定會感到很不舒服。 字形、字題與顏色： 在投影片中，字形、字體與顏色在製圖軟體中都有豐富的選擇。至於我們要選擇哪一種字形、字體和顏色，完全要以視覺上的美觀以及是否容易尋找資料來作決定。重點還是跟前面一樣，要讓視覺目光有正確的落點。種類的選擇不宜過於繁複，只要讓視覺上分得開就可以了。 利用圖示說明： 複雜的資料表達，我們通常優先考慮使用圖示，而非文字。不要忘記，在簡報中，視覺輔助是幫口語說明，增色加分用的，不是主角。所以，如果圖示能夠表達講者要說明的意思，就用圖示就夠了。非要用文字才能說明的部分，才採用文字。 |