高績效簡報
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步驟三:建構內容


鑽石五步驟走到這裡,我們產出了具體的目標陳述,也對聽者做了評估,掌握他們對主題的立場、態度、情緒以及關鍵議題。我們也找到了能夠解決關鍵議題的有力論點,以及能夠有效回應立場和情緒的訊息。我們到前面為止已經決定了「說什麼,不說什麼」,現在進入到第三步,要決定「怎麼說」了。
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        一場平淡的演說,不管議題多麼的重要,大夥兒的注意力能撐個十分鐘就很了不起了,所以必須給聽眾一個專注聽講的好理由。簡報者要贏得聽眾理性和感性的雙重認同,設計一兩個讓聽眾有感覺的情緒點是非常重要的。

        在職場和商場上常用的簡報也可以激發聽眾適當的情緒,例如:興奮感,讓聽者對簡報者的提議感到興奮、或躍躍欲試;或是責任感,讓聽者感覺自己應該共襄盛舉,捨我其誰;或慈悲心,讓聽者覺得自己應該盡一分力量;這些都是有意義、有幫助,而且很專業的情緒。

        在簡報中,應該多使用故事和例子。一般人在有畫面、有情節的環境下比純語言、或純文字的傳遞更容易集中注意力。這也是為什麼我們在看電影的時候能夠專注兩個小時,而聽演講時卻很難集中精神的原因。在簡報中使用例子和故事就提供了畫面,也提供了情節,能幫助聽者理解並且集中注意力。

        簡報內容結構大致上可分成三部分:
開場、主體、結尾,就像一個漢堡,兩片麵包中間夾牛肉。上面那片麵包是開場,下面那片麵包是結尾,中間就是主體


開場 (Beginning) 
       
開場的目的只有一個,就是抓住聽眾的注意力,讓他們專心聽下去。以下是提供幾種開場的好方法給大家:

提出問題
用問題開場,引起聽眾的好奇心,帶領聽眾一起尋找答案,是一個效果很好的開場方法。

引發急迫感
用危機或事件開場,喚醒聽眾對議題的重視,聽眾心裡會產生一種危機意識:真的嗎?我從來不知道?趕快告訴我到底怎麼回事?想當然爾,他們也會聚精會神的聽下去。

強調認知反差
用認知的反差間接告訴聽眾,他們過去的想法很可能是錯的,應該要好好聽聽一我們的說法。

描繪美好的遠景
用美好的遠景吸引聽眾的期待,讓聽眾帶著非常正面的情緒等待簡報的內容,是一種非常有利的開場。

主體 (Body) 
        做完開場,就進入主體了。主體就是一場簡報的主要內容,經常是申論性的,取材豐富,時間比重大。我們可以想像,聽眾在這個階段,要做到完全集中注意力應該非常困難。經驗告訴我們,大部分的簡報內容,聽眾不是沒聽到,就是聽到不記得,或者聽到、記得但是卻會錯意了。所以,主體的任務,就是要聽眾聽得懂,記得住,並且產生理性和感性的雙重認同。

        用金字塔結構 (The Pyramid Structure) 來建構內容是一個很有效的方式。金字塔結構從最上層的頂點向下開展,呈現一個好像三角形的架構。每一個層次的單元,都隸屬於上一層的某一個單元,一路連接上去,形成一組一組的訊息或論點。這個結構也好像一本書,主旨清晰,章節分明,每一個章節都有主題,主題裡面有論點,論點下面有事證和情節。用金字塔的結構編排主體,最大的好處是聽眾容易聽,容易懂,容易記。



結語 (Ending)
        結語最重要的目的是呼籲聽眾做出我們需要的動作。因此,有兩個動作是結語階段最重要的,一是總結簡報內容,二是主動清除問題和反對意見,不要被動等待聽眾發問。這個部分,我們留待第五步驟時再詳細說明。

        在家或在公司準備簡報的時候,我個人喜歡用心智圖法 (mind map) 做準備講稿的工具。心智圖的雛形早在1950年代由一群研究腦科學的科學家所提出,他們仿造人類頭腦思考的方式設計出這種輻射狀,大量使用關鍵字,圖像和標記的記錄方式。

        用這個方式準備講稿,有三大好處:第一,結構非常清晰,很容易用視覺就看出講稿有沒有漏洞,以及還需要改進的地方。第二,將講稿模組化,在簡報時保有彈性。正式簡報時如果有任何突發狀況,講者可以迅速抽換模組,確保簡報得以順利完成。第三,在上場演說前,讓我們可以在三十秒內複習一遍演講內容。把這張圖記在腦中,就不怕臨時忘稿了。


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