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步驟三：建構內容
鑽石五步驟走到這裡，我們產出了具體的目標陳述，也對聽者做了評估，掌握他們對主題的立場、態度、情緒以及關鍵議題。我們也找到了能夠解決關鍵議題的有力論點，以及能夠有效回應立場和情緒的訊息。我們到前面為止已經決定了「說什麼，不說什麼」，現在進入到第三步，要決定「怎麼說」了。 |
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一場平淡的演說，不管議題多麼的重要，大夥兒的注意力能撐個十分鐘就很了不起了，所以必須給聽眾一個專注聽講的好理由。簡報者要贏得聽眾理性和感性的雙重認同，設計一兩個讓聽眾有感覺的情緒點是非常重要的。
在職場和商場上常用的簡報也可以激發聽眾適當的情緒，例如：興奮感，讓聽者對簡報者的提議感到興奮、或躍躍欲試；或是責任感，讓聽者感覺自己應該共襄盛舉，捨我其誰；或慈悲心，讓聽者覺得自己應該盡一分力量；這些都是有意義、有幫助，而且很專業的情緒。 在簡報中，應該多使用故事和例子。一般人在有畫面、有情節的環境下比純語言、或純文字的傳遞更容易集中注意力。這也是為什麼我們在看電影的時候能夠專注兩個小時，而聽演講時卻很難集中精神的原因。在簡報中使用例子和故事就提供了畫面，也提供了情節，能幫助聽者理解並且集中注意力。 簡報內容結構大致上可分成三部分：開場、主體、結尾，就像一個漢堡，兩片麵包中間夾牛肉。上面那片麵包是開場，下面那片麵包是結尾，中間就是主體 開場 (Beginning) 開場的目的只有一個，就是抓住聽眾的注意力，讓他們專心聽下去。以下是提供幾種開場的好方法給大家： 提出問題 用問題開場，引起聽眾的好奇心，帶領聽眾一起尋找答案，是一個效果很好的開場方法。 引發急迫感 用危機或事件開場，喚醒聽眾對議題的重視，聽眾心裡會產生一種危機意識：真的嗎？我從來不知道？趕快告訴我到底怎麼回事？想當然爾，他們也會聚精會神的聽下去。 強調認知反差 用認知的反差間接告訴聽眾，他們過去的想法很可能是錯的，應該要好好聽聽一我們的說法。 描繪美好的遠景 用美好的遠景吸引聽眾的期待，讓聽眾帶著非常正面的情緒等待簡報的內容，是一種非常有利的開場。 主體 (Body) 做完開場，就進入主體了。主體就是一場簡報的主要內容，經常是申論性的，取材豐富，時間比重大。我們可以想像，聽眾在這個階段，要做到完全集中注意力應該非常困難。經驗告訴我們，大部分的簡報內容，聽眾不是沒聽到，就是聽到不記得，或者聽到、記得但是卻會錯意了。所以，主體的任務，就是要聽眾聽得懂，記得住，並且產生理性和感性的雙重認同。 用金字塔結構 (The Pyramid Structure) 來建構內容是一個很有效的方式。金字塔結構從最上層的頂點向下開展，呈現一個好像三角形的架構。每一個層次的單元，都隸屬於上一層的某一個單元，一路連接上去，形成一組一組的訊息或論點。這個結構也好像一本書，主旨清晰，章節分明，每一個章節都有主題，主題裡面有論點，論點下面有事證和情節。用金字塔的結構編排主體，最大的好處是聽眾容易聽，容易懂，容易記。 結語 (Ending) 結語最重要的目的是呼籲聽眾做出我們需要的動作。因此，有兩個動作是結語階段最重要的，一是總結簡報內容，二是主動清除問題和反對意見，不要被動等待聽眾發問。這個部分，我們留待第五步驟時再詳細說明。 在家或在公司準備簡報的時候，我個人喜歡用心智圖法 (mind map) 做準備講稿的工具。心智圖的雛形早在1950年代由一群研究腦科學的科學家所提出，他們仿造人類頭腦思考的方式設計出這種輻射狀，大量使用關鍵字，圖像和標記的記錄方式。 用這個方式準備講稿，有三大好處：第一，結構非常清晰，很容易用視覺就看出講稿有沒有漏洞，以及還需要改進的地方。第二，將講稿模組化，在簡報時保有彈性。正式簡報時如果有任何突發狀況，講者可以迅速抽換模組，確保簡報得以順利完成。第三，在上場演說前，讓我們可以在三十秒內複習一遍演講內容。把這張圖記在腦中，就不怕臨時忘稿了。 |
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