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步驟一：目標陳述
鑽石五步驟的第一步「目標陳述」，是整個五步驟的起地點。在這裡，我們要先想一想：為什麼需要做這場簡報？做完簡報以後簡報者想要達到什麼結果？ 找出精準的目標，是高素質準備工作的第一步。 |
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準備簡報第一步必須先訂定具體可驗收的目標。許多簡報講者誤認只要滿足聽眾的資訊需求就會達到目的，但是簡報是一場雙向互動的賽局，講者的目標和聽眾的目標同等重要。 簡報者經常說：我希望聽眾聽完之後，能夠更加了解我們公司的產品；我希望聽眾聽完之後，能對我們的服務更有信心；或是我希望聽眾聽完之後，對我們要推出的新計劃，有進一步的認識。這些目標都是沒有意義的目標，因為這些目標無法被驗收。 我們也常聽到這樣的回答：我希望聽眾聽完簡報之後，能夠和我們公司簽約；或我希望聽眾聽完之後，能夠決定採購我們公司的新產品。這些目標也不好，因為聽起來似乎可以被驗收，但是這些是終極目標。達到這些終極目標，可能要對好多不同的人，做好幾次不同的簡報，才能達標。 鑽石五步驟中的目標陳述（Objective Statement）是很具體精準的。我們要求簡報者在目標陳述中寫出：「這是一場（ 什麼類型）的簡報。簡報做完以後，我希望（某某人），能對（某某事），做出（某動作）。若要達成此目標，必須解決以下的關鍵議題：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。」 這裡的（ 某某人）最好寫出名字，而不是”聽眾們”或”長官們”這樣籠統的詞彙。如果簡報者寫不出具體人名或職位，就好像在賣場上叫賣，完全沒把握誰聽到後會做出購買的動作。此外，對（某某事），做出（某動作）也必須是非常具體並且可以驗收和驗證的。這裡所指的目標是本次簡報的單次目標，而非終極目標。 儘管我們已經明確訂出具體的動作要求，但是聽眾聽完以後一定會這麼做嗎？簡報做得好，就一定會成功嗎？答案當然是否定的，聽眾沒有任何義務要遵循講者的要求。聽眾會不會做出我們要求的動作，除了簡報講得好不好以外，還取決於聽眾對這個主題的認知，立場和態度。因此，對聽眾作出正確完整的評估就非常重要了，我們必須了解聽眾對這個題目心中的關鍵議題和立場態度。 這裡所說的關鍵議題 (issue)，用白話文來講，可以解釋為：如果聽眾聽完簡報之後要拒絕我們，他們會用什麼理由來說No？如果聽眾可以拿這個理由Say No，這就是關鍵議題。了解關鍵議題之後，我們還要評估聽眾有沒有任何立場和情緒。熟悉台灣政治生態的人士都知道，藍營和綠營對某些議題就事論事的機會不大，這就是立場和情緒的產物。 經驗告訴我們，大部份聽眾都帶有先入為主的觀念，而這些先入為主的觀念經常演變成立場，甚至情緒。比如，很多人認為某些廠商的系統就是比其他系統來的好，某些國家的產品就是比其他國家的產品來的優，有些公司就是比其他公司來的可信賴等，都屬於這一類的成見。及早找出這些成見與偏見，以及所帶來的立場和情緒效應(emotion)，都有助於講者準備有力的簡報內容。 讀者可以利用鑽石五步驟所提供的聽眾評估表 來執行評估的動作，評估的對象應該包括所有與這個主題事件相關的人，我們稱為「利害相關人(stakeholders)」。簡報者了解聽眾的立場和情緒之後再對症下藥，一定可以大幅降低對方拒絕的機率。簡報者在上台之前如果對聽眾了解很少，不妨在簡報前先行拜訪接觸，了解聽眾的關鍵議題和態度，提高簡報成功的機會。 |