四種簡報類型

職場和商場上經常做的簡報，用要求聽眾做出動作的多寡，以及簡報情況的複雜度，可以分成四大類型：
說明簡報、幕僚簡報、
爭取簡報、競賽簡報。

1. 說明簡報

在公司及組織團體中最常做的簡報就是說明簡報。說明簡報顧名思義就是簡報者受邀或被指派向聽眾報告進度、狀況、計劃、成果、決策選項等資訊。一般來說，說明簡報的作用是為了特定討論提供背景相關資訊，或者為了得到主管進一步指示而提供的情境說明。

說明簡報的簡報者由於經常是被指派去做報告的，所以往往錯誤定位自己是一位被動者、次要者和被評判者，以下對上的心態進行報告。這樣的定位和心態是不可能做好一場說明簡報的。面對說明簡報的時候，簡報者所扮演的角色應該是一位最了解這個議題的人。有了這個定位，你才能夠用平起平坐的心態，不卑不亢的態度，為對方分析狀況。

2. 幕僚簡報

在公司裡我們也會被要求為上級主管準備報告資料或是部門營運計劃。在幕僚簡報中，簡報者所做的內容將會被主管使用在他未來的報告文件中。所以，最終內容的真正講者不是目前做簡報的人，而是要求簡報者做報告的這位主管；而這個簡報的終極聽眾，不是要求撰寫簡報的這位主管，而是將來聽這位主管簡報的聽眾。

幕僚作業的觀念最早來自軍隊組織，在軍隊中幕僚稱為參謀。我看過一些國外軍事機構的參謀作業手冊範本，他們對完整參謀作業（complete staff work）的標準是做到為將領草擬軍令，將軍只要大筆一揮，簽個字，命令就發布出去了。幕僚簡報的本質也是一樣，要做到老闆拿著你的東西立刻可以上場演講或交卷，不需要任何修改。

3. 爭取簡報

很多職場上的朋友都有經驗，每年到了第四季就要開始訂定明年度的目標，打考績，推薦升遷或爭取預算。不管是爭取人、爭取錢或爭取合約，凡是需要別人點頭答應的事，都落入爭取簡報的範圍。有些爭取簡報的主題是有明確規範的，符合這些規範就會得到批准。但是也有很多的情況由於可分配資源非常有限，主管者無法答應每一個請求，因此就必須根據爭取簡報的內容論點來做選擇。

做爭取簡報時，表面上是簡報者陳述理由據理力爭，要求主管或客戶批准錢、批准人或批准事。因此，大部分的人在做爭取簡報時，調性都是：「我很認真、很努力，這提案很重要，請支持！」但是聽簡報的主管，由於立場不同，他們需要聽到的理由是為什麼我應該答應這個要求、這件事對於公司的利益是什麼、投資報酬率如何、失敗的風險高不高、成功的果實有多豐碩、資源條件夠不夠等等。爭取簡報要成功，關鍵在於找到對方的利益滿足點，讓聽者覺得這件事有意義，不但願意支持，而且不感到為難。

4. 競賽簡報

擔任業務工作的朋友們一定常常要向客戶提案爭取重要的訂單，凡是有競爭對手和我們爭奪同一個機會，聽眾手中有多重選項的簡報，都算是競賽簡報。和爭取簡報的分別是，如果對方的決定不牽涉其他選項，就是一個爭取簡報；但是如果對方的決定是基於我們和別人的比較，就屬於競賽簡報了。例如，推薦部屬升遷，如果只是審評資歷和考績，那麼就是爭取簡報；如果是從幾位競爭者擇一，就是競賽簡報了。

大部分簡報者在做競賽簡報時，都會聚焦在己方產品或服務的優勢，希望客戶聽完之後，記得我們優秀的地方，進而選擇我們的產品或服務。但是成功的競賽簡報者與常人不同，他們具備一個很特別的心態，就是「我們是來幫助客戶做出聰明選擇的。」他們讓客戶感覺到這不是一名普通的業務員，而是一位非常專業的顧問。例如，蘋果公司創辦人賈伯斯，他的每一個新產品上市簡報，看起來都好像是一場說明簡報，但是他把握每一個機會告訴聽眾，蘋果公司的新產品和市面上的其他競品大不相同。他總是有技巧地帶領聽眾進入他產品設計的理念，最後不需要任何功能比較和數據分析，聽眾就已經做出「選擇蘋果產品」決定了。